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SO WERDEN ZIELE ERREICHT

Egal, wo in welchem Wirtschaftszweig ich früher gearbeitet habe – Immobilien, Beratungsagenturen, Marketingteams, Versicherungen, Softwareentwicklung oder im Handel – als Projektmanager steht man an vorderster Front von Projekten und man verteidigt Teams, Kunden und Projekte aus Fehlkommunikation, verpassten Deadlines, schleichendem Umfang und anderen Fehlern. Ich bin es gewöhnt, das Wohlergehen der Menschen zu fördern, die an ihren Projekten beteiligt sind, und versuche, strategische Entscheidungen zu treffen oder zu erleichtern, die die Ziele von Projekten unterstützen. Als Projektmanager (PM) benötigt man ein gutes Gleichgewicht bei der Verwaltung der administrativen Details eines Projekts und seiner Mitarbeiter. Während PMs oft „hinter den Kulissen“ des Projekts konzentriert werden, müssen sie, um hochwirksam zu sein, Teil der größeren strategischen Projektgespräche sein.

Ein Projektmanager ist jedoch kein Roboter. Er ist nicht in Ihrem Team, um sich Notizen zu machen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit richtig aufzeichnen. Ja, sie arbeiten in Tabellenkalkulationen und verfolgen Termine mit manchmal ärgerlichen Raten. In der Tat sind sie vielleicht nicht einmal PM-Rolle in Ihrem Team aus mehreren Gründen wichtig.

Es gibt so viele immaterielle Aufgaben und Qualitäten von Projektmanagern, dass es nicht ungewöhnlich ist, dass die Leute nicht genau verstehen, was ein Projektmanager tut und ob sie eines brauchen oder nicht. Hier ist die Sache: Sie brauchen immer einen Projektmanager, egal wie seine Rolle aussieht. Dieser Projektmanager könnte Produzent, Account Manager, Designer oder sogar Entwickler sein.

DIE RICHTIGE STRUKTUR FINDEN

Wie bereits erwähnt, können sich sowohl die Rolle als auch der Titel leicht von Ort zu Ort unterscheiden, aber die Grundlagen dessen, was ein Projektmanager für ein Team tun wird, sind ziemlich konsistent (obwohl einige weniger formell sind als andere). Die Rolle des Projektmanagers umfasst viele Aktivitäten einschließlich

  • Traditionelle Ansätze
  • Agile Methoden
  • Change-Management-Methoden
  • Prozessbasierte Methoden
  • Planung und Definition von Scope
  • Erwartungen festlegen und verwalten
  • Handwerkliche Prozesse
  • Analyse und Verwaltung von Risiken und Problemen
  • Projektstatus überwachen und melden
  • Teamführung
  • Erstellen von Projektplänen
  • Verwalten von Aufgaben
  • Ressourcenplanung
  • Zeit/Kostenschätzung
  • Strategische Einflussnahme
  • Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern
  • Planung und Moderation von Meetings

Eines der größten Probleme, mit denen ein Projektmanager konfrontiert ist, ist ein fundiertes Verständnis dessen, was jedes Teammitglied täglich tut.

ROLLEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

Es gibt keine Möglichkeit, alle Projekte gleichartig auszuführen — denn jedes Projekt ist einzigartig. Sie werden feststellen, dass die meisten Unternehmen viel Zeit damit verbringen, Fehler zu machen und ihre Prozesse anzupassen, um genau das Richtige zu finden. Nur dann, wenn sie dachten, dass es „genau richtig“ war, musste es wieder optimiert werden. Faktoren wie sich ändernde Geschäftsanforderungen und -ziele, neue oder andere Mitarbeiter und Fachkenntnisse, neue oder sich entwickelnde Technologien sind oft die Gründe dafür, dass sich Prozesse ändern müssen. Aber am wichtigsten ist, dass eine Organisation oder ein Team einen grundlegenden Rahmen für den Betrieb von Projekten hat.

Wenn Sie Projektmanagementprozesse untersuchen, werden Sie feststellen, dass die meisten Modelle drei grundlegende Phasen (mit unterschiedlichen Namen, Aufgaben und Leistungen) zur Organisation von Aktivitäten identifizieren:

Research, Entdecken und Planen
In der Regel wird eine Organisation ein gewisses Maß an Research durchführen, um die Zweckmäßigkeit eines Projekts zu bestimmen. Dies könnte in Form von Marktforschung, Nutzerforschung, Wettbewerbsanalysen und vielen anderen Aktivitäten geschehen. Dies sind die entscheidenden Schritte im Projekt, die dabei helfen, Ziele und Anforderungen für das zu definieren, was geplant oder gebaut werden muss. Dies ist auch der Fall, wenn ein Projektteam zusammenkommen kann, um zu definieren, wie sie zusammenarbeiten werden und was ihr Ausführungsplan sein wird, wobei alle äußeren Faktoren berücksichtigt werden.
Ausführen
Sobald das Projekt geplant ist, ist es Zeit für die Ausführung. Die Ausführung kann auf verschiedene Arten erfolgen, wobei verschiedene Prozesse wie Waterfall, Agile oder Varianten darin verwendet werden. Im Wesentlichen finden Sie in dieser Phase Zeit für die Zusammenarbeit, Erstellung, Überprüfung und Iteration. Die Teams werden mit Interessengruppen zusammenarbeiten, um ihre Arbeit zu präsentieren, Feedback zu akzeptieren und die Ergebnisse zu erfüllen, die einvernehmlich festgelegt werden, um zu einem abschließenden Ergebnis zu gelangen. Dies ist die Phase, die von Veränderungen, Verzögerungen und manchmal sogar Streit durchsetzt ist. Aus diesem Grund ist es die Phase, in der der Projektmanager am aktivsten ist.
Testen, Messen, Iterieren
Nachdem ein Projekt gestartet wurde, ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass es seinen Zielen entspricht. In einem agilen Projekt wird ein „Minimum Viable Product“ (oder MVP) gestartet, um frühes Feedback für die Iteration zu erhalten. Bei Wasserfall-Projekten wird das Feature-Complete-Produkt gestartet und getestet. In beiden Fällen werden die Testergebnisse zeigen, was für Benutzer und Interessengruppen funktioniert und was nicht. Die Teams nehmen Testergebnisse und ändern oder bauen auf dem Produkt auf, um etwas zu schaffen, das diesen Zielen näher kommt. Dies ist natürlich für agile Projekte gut, aber nicht so sehr für Wasserfall-Projekte, für die ein neues oder „Phase 2“ -Projekt hinzugefügt werden müsste. Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, einen Prozess zu implementieren. Am wichtigsten ist, dass der Prozess den Werten und dem Talent der Organisation entspricht. Es wird deutlich werden, wenn der Prozess nicht zu einem Team passt, weil die Leute unglücklich sein werden und die Arbeit nicht ohne Probleme erledigt werden kann. Das Beste, was Sie tun können, wenn es um den Prozess geht, ist, sich mit Ihrem Team zusammenzusetzen, um zu besprechen, was am besten funktioniert und warum. Entscheidungen müssen dokumentiert werden, in Prozessen organisiert sein und alles offen organisiert sein damit alle Projektbeteiligten den gleichen Wissensstand haben und flexibel reagieren können. Behalten Sie diese genannten Schritte im Hinterkopf, um einen Rahmen zu schaffen, in dem Sie arbeiten können, und tun Sie, was sich für Ihr Projekt und Ihr Team gut anfühlt.
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VORTEILE VON PROJEKTMANAGEMENT

Es gibt so viele immaterielle Aufgaben und Qualitäten von Projektmanagern, dass es nicht ungewöhnlich ist, dass Menschen ihren Wert nicht völlig verstehen. Die Vorteile einer Rolle scheinen auf die Wahrnehmung zurückzuführen zu sein, aber ein Großteil der Arbeit eines Projektmanagers ist „hinter den Kulissen“. Wie können Sie also die Vorteile demonstrieren? Erstens, es beginnt mit dem Individuum. Jeder Projektmanager sollte seine Rolle und seinen Wert kennen und als guter Projektmanager für seine Teams fungieren. Zweitens kommt es auf die Organisation an. Ein Projektmanager wird nicht in einer Organisation gedeihen, die die Rolle nicht schätzt und die Vorteile davon sieht. Und schließlich wird der Vorteil, einen Projektmanager in einem Team zu haben, von den Leuten realisiert, die mit ihnen arbeiten. Wenn sie nicht geschätzt werden, wird es der Projektmanager schwer haben, zu helfen.

Manche Menschen sehen die Vorteile eines Projektmanagers in einem Team, andere nicht. Und das ist in Ordnung – irgendwann reicht es, wenn jemand in einem kleineren Team für Logistik und Kommunikation zuständig ist. Das ist richtig, denn nicht immer braucht man einen dezidierten Projektmanager. Aber man braucht jemanden, der die Projektmanager-Aufgaben erledigt. Wenn Sie einfach angeben, dass die Verwaltung von Aufgaben und Kommunikation den Teammitgliedern mehr Zeit für die Zusammenarbeit und die Erstellung bieten kann, reicht dies nicht aus, um Sie an den Projektmanagers abzutreten.

EINEN PLAN HABEN UND AGIL SEIN

Unabhängig davon, wie man ein Projekt verwaltet, definiert der Projektplan im Kern den Ansatz und den Prozess, den die Teams verwenden, um das Projekt entsprechend dem Umfang zu verwalten. Dies ist wichtig, da jedes Projekt einen Plan benötigt. Es ist nicht nur ein großer Schritt, um die Teams in Bezug auf Umfang und Termine ehrlich zu halten, sondern ein Plan vermittelt allen Projektbeteiligten wichtige Informationen. Wenn Sie es als etwas mehr als ein trockenes Dokument betrachten und diesen Aspekt anders als alle Beteiligten kommunizieren, kann und wird es als integraler Bestandteil des Erfolgs Ihres Projekts angesehen. Tatsache ist, ein Plan ist mehr als nur Daten. Deshalb kommt ein Plan zuerst, agile Methoden kommen an zweiter Stelle.

Agile Methoden basieren auf der Denkweise, dass selbstorganisierende Softwareentwicklungsteams durch Iteration und Zusammenarbeit einen Mehrwert bieten können. In dieser Hinsicht bin ich es gewohnt, agile Projekte mit Software wie JIRA zu bearbeiten und zu verwalten. Weiterhin verfüge ich über die offizielle Zertifizierung zum Professional Scrum Master.

MEINE PROJEKTMANAGEMENT-KENNTNISSE

Effektive Projektmanager für IT-getriebene Projekte brauchen mehr als technisches Know-how. Die Rolle erfordert auch eine Reihe von nicht-technischen Fähigkeiten, und oft bestimmen diese weicheren Fähigkeiten, ob ein Projektmanager – und das Projekt – erfolgreich sein werden. Hier sind ein paar Schlüsseleigenschaften, die ein Projektmanager haben sollte:

Führungskräfte sind Innovatoren, die immer nach Wegen suchen, Dinge zu verbessern und die Prozesse herauszufordern, um die Produktivität des Teams zu verbessern. Auf der anderen Seite haben Manager die Fähigkeit, Prozesse zu verfolgen. Daher neigen Manager dazu, den Status quo zu akzeptieren und weiterhin die Dinge so zu machen, wie sie es getan haben.

Das bedeutet: Führungskräfte suchen nach Herausforderungen. Herausforderungen führen zu neuen Ideen und Verbesserungen in den laufenden Prozessen. Da Innovation und Führung zu meiner nachgewiesenen Erfolgsbilanz gehören, habe ich die Fähigkeit, ein Team zu führen.

Führungskräfte motivieren und inspirieren ihre Mitarbeiter einfach in der Art und Weise, wie sie mit ihnen arbeiten: Ziele setzen, sinnvolle Beiträge leisten, ihre Bemühungen anerkennen und das Team immer dazu ermutigen, die bestmögliche Arbeit zu leisten. Manager, die sich auf die Implementierung von Prozessen konzentrieren, kontrollieren ihre Mitarbeiter und das Arbeitsumfeld, einschließlich ihrer Arbeitsaufträge, Zeitpläne, Leistungen usw.

Erfolgreiche Projektmanager entwickeln kontinuierlich Führungsqualitäten, um Teams zu motivieren und zu inspirieren. Sie praktizieren effektive Personalmanagementprozesse für die Teamentwicklung.

Deshalb ist es wichtig, Kollegen und Teammitglieder zu motivieren, um jeden Plan zu erreichen. Ich habe es geschafft, die Erwartungen in einem solchen Bereich in meinen letzten Projekten zu erfüllen.

„Nur 7% der Kommunikation von Menschen ist verbal – also der Inhalt unserer Kommunikation. Achtunddreißig Prozent werden durch die Qualität von Stimme, Lautstärke, Geschwindigkeit und Tonhöhe vermittelt. Fünfundfünfzig Prozent sind durch Haltung, Bewegungen, Gesten, Mimik, Atmung und Hautfarbe verändert. “

Daher ist Kommunikation ein wesentliches Element eines gut geführten Projekts und drückt dessen Bedürfnisse aus. Es gibt zwei Hauptgruppen von Personen, mit denen der Projektleiter eine klare und effektive Kommunikation sicherstellen muss, die Interessengruppen und das Projektteam.

Nachdem ich an mehreren Kommunikationsseminaren teilgenommen und eine Vielzahl von Projekten erfolgreich geleitet habe, betrachte ich mich als offener und starker Kommunikator.

Damit ein Projektmanagement erfolgreich ist, muss es einem strukturierten Projektmanagementprozess folgen. Ein Projektmanagementprozess ist ein Prozess, der den optimalen Einsatz von Ressourcen (Menschen, Geld und Technologie) über die gesamte Lebensdauer eines Projekts hinweg ermöglicht, um den Wert zu maximieren. Die gewünschten Ergebnisse dieses Prozesses sind die Auswahl der richtigen Projekte durch Verbesserung der Entscheidungsfindung und die Verbesserung der Projektergebnisse durch hervorragende Ausführung.

Die fünf Phasen des Projektmanagementprozesses sind:

    1. Identifizieren und bewerten von Geschäftsmöglichkeiten
    2. Wählen aus Alternativen
    3. Entwickeln einer bevorzugte Alternative für die vollständige Finanzierung
    4. Ausführen (Detailentwurf, Beschaffung und Konstruktion)
    5. Bedienen und evaluieren

Ich habe über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren Projektmanagementpläne und -prozesse erstellt.

Einige Probleme sind klein und können schnell gelöst werden. Andere Probleme sind groß und erfordern möglicherweise viel Zeit und Mühe, um sie zu lösen. Diese größeren Probleme werden oft angegangen, indem sie in formelle Projekte umgewandelt werden.

Ob das Problem, auf das Sie sich konzentrieren, klein oder groß ist, hilft mir, mit einem systematischen Lösungsansatz ein effektiverer Projektmanager zu werden. Der folgende Ansatz definiert fünf Problemlösungsschritte, die Sie für die meisten Probleme verwenden können:

      • Definition des Problems
      • Ermittlung der Ursachen
      • Ideen generieren
      • Auswahl der besten Lösung
      • Maßnahmen ergreifen

Solche Schritte haben mir geholfen, Teams von bis zu 20 Personen zu leiten, die an Projekten arbeiten.

Anpassungsfähigkeit bedeutet im Allgemeinen, etwas für eine neue Verwendung, einen neuen Zweck oder eine neue Situation geeignet zu machen. Organisationen passen sich Veränderungen an und Projektmanager müssen sich oft an neue Umgebungen, Technologien, Erwartungen und Situationen anpassen.

Anpassung ist eine fundamentale Eigenschaft von Materie, Organisationen und Menschen. Es wird im Laufe der Zeit in einer „Trial and Error“-Weise verfeinert, während Individuen lernen, experimentieren und sich an neue Bedingungen anpassen. Vor allem bietet Adaptation einen intelligenten Ansatz zur Problemlösung, indem das Lernen durch Interaktion, Reaktionsfähigkeit, Anpassungen, Feedback und das Erkennen von Komplexität und Ambiguität in Situationen betont wird.

Ich nutze aktiv die Fähigkeit, meine Projekte zu verwalten, und trainiere Kollegen darin, wie man solche Methoden anwendet.

Die Priorisierung der Projektarbeit ist eine Herausforderung für Projektteams in vielen Branchen. Während die Verlagerung von Prioritäten ein selbstverständlicher Teil des Arbeitslebens ist, können Sie, wenn Sie keine Arbeit priorisieren, alle Projekte und Initiativen Ihres Teams verheerend beeinflussen und sogar die Teammoral entlasten.

Effektive Priorisierung ist ebenso eine Kunst wie eine Wissenschaft. Diese Schritte können helfen:

        1. Den Projektplan für alle sichtbar machen
        2. Erstellen eines Projekt-Backlogs (zum Beispiel mit JIRA)
        3. Verwalten des Teams für das lange und kurze Spiel
        4. Das Geschäft und den Markt kennen
        5. Geben Sie Projektaufgaben ein Enddatum
        6. Berücksichtigen Sie die Unsicherheit im Zeitplan
        7. Lernen, wie Sie eingehende Prioritätsverschiebungen vorhersagen können
        8. Zeichnen Sie die Grenze zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben

Ich habe Projekte in der Vergangenheit nach solchen Methoden verwaltet. Dies half mir, Projekte effektiv zu verwalten, die Produktivität zu erhöhen und half, die Moral des Teams zu erhöhen. Infolgedessen wussten Leute, die mit mir zusammenarbeiteten, dass unsere Arbeit wirklich einen Unterschied machte!

HABEN SIE JEMALS ...

… sich gefragt, wie schlechtes Projektmanagement aussieht? Es ist eines, das nicht existiert oder schlecht ausgeführt wird. Ganz gleich, ob Sie einen dedizierten Projektmanager dafür haben oder ob die Aufgaben des Projektmanagements von anderen Teammitgliedern übernommen werden.

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